Poznaj wszystkie możliwości
systemu DealerBMS

Baza prowadzonych spraw

Podstawą efektywnego działania każdego serwisu blacharsko-lakierniczego jest sprawna naprawa uszkodzonych pojazdów i zlikwidowanie szkód komunikacyjnych kończących się skutecznym rozliczeniem z towarzystwem ubezpieczeniowym oraz klientami.

W Dealer BMS zdajemy sobie sprawę z tego, iż proces ten wymaga wysokiej precyzji nie tylko na etapie naprawy, ale także w trakcie przygotowania i kompletowania dokumentacji szkody. Dlatego w naszym systemie wszystko zaczyna się od panelu prowadzonych Spraw. Dzięki temu masz dostęp do wszystkich podstawowych danych o realizowanych w swoim serwisie procesach w jednym miejscu, a Twoi pracownicy mają pełną kontrolę nad prowadzonymi naprawami.

Dodatkowo, dzięki szerokim możliwościom filtrowania spraw oraz automatycznemu systemowi nadawania statusów poszczególnym etapom likwidacji szkody, możesz w bardzo prosty i szybki sposób odnaleźć poszukiwane informacje, sprawdzić etap, na którym jest dana naprawa, a także zaplanować pracę serwisu na najbliższy czas.

Najważniejsze zalety:

- dostęp do wszystkich najistotniejszych informacji w jednym oknie
- łatwe wyszukiwanie prowadzonych oraz zakończonych napraw
- przejrzysty i intuicyjny interfejs systemu DealerBMS
- pełna kontrola nad realizowanymi naprawami

Teczka sprawy

Każda sprawa w systemie DealerBMS ma swoją wirtualną teczkę, w której zawarte są wszystkie informacje i materiały jej dotyczące. Dzięki temu wszystkie osoby zaangażowane w likwidację danej szkody - doradca, mistrz warsztatu, manager czy specjalista ds. rozliczeń - mają dostęp do niezbędnych informacji i dokumentów w dowolnym momencie.

Najważniejsze zalety:

- wszystkie informacje dot. sprawy w jednym miejscu
- pełna historia sprawy tworzona na podstawie działań użytkowników
- wymiana informacji za pomocą notatek i przypomnień
- galeria zdjęć i teczka dokumentów
- generator dokumentów dot. sprawy
- pełna integracja z Audatex i innymi systemami kosztorysowania

Kalendarz

Wspólny kalendarz pracy dla całego Biura Obsługi Klienta daje wiele możliwości w zakresie organizacji pracy tego działu. Przede wszystkim wszystkie osoby zaangażowane: od recepcji, przez doradców aż po kierownika działu, mają wgląd we wszystkie zaplanowane spotkania z klientami lub rzeczoznawcami. Dzięki temu doradcy mogą wyręczać się w tych zadaniach, a kierownictwo widzi na jednym podglądzie aktualne obłożenie pracy BOK.

Wspólny kalendarz pozwala również na wygodniejsze delegowanie spotkań, np. przez recepcję dla doradców, ale również między doradcami, np. w przypadku nieobecności lub innych niezaplanowanych zdarzeń.

Najważniejsze zalety:

- współdzielony kalendarz widoczny dla całego BOK
- planowanie oględzin, przyjęć samochodów oraz wydań
- możliwość planowania wydarzeń dla innych osób
- kalendarz połączony z teczką sprawy
- duże możliwości filtrowania oraz zmiany widoku kalendarza
- podgląd obłożenia pracy doradców w jednym widoku

Zamówienia części

Jednym z czynników wpływających na szybkość rozpoczęcia naprawy jest sprawne zamówienie części zamiennych. Zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważny jest to etap dlatego przygotowaliśmy moduł, który ma za zadanie przyspieszyć tę czynność i usprawnić komunikację między doradcami a działem części.

DealerBMS pozwala na stworzenie zamówienia części na podstawie informacji rozkodowanych z kosztorysu. Dzięki temu dział części dostaje w automatycznym mailu listę wszystkich części wraz z numerami katalogowymi oraz cenami z kosztorysu. Do wiadomości dołączony jest również link, pod którym pracownik działu części może przejrzeć też zdjęcia samochodu, pełny kosztorys oraz oznaczyć dostępność części.

System umożliwia również wysłania zapytania o ceny części jeszcze przed wysyłką kosztorysu do towarzystwa ubezpieczeniowego w celu sprawdzenia, czy numery części oraz ceny są zgodne z aktualną ofertą producenta.

Najważniejsze zalety:

- wysyłka zamówienia części na podstawie kosztorysu za pomocą dwóch kliknięć
- kontrola nad procesem zamówienia części oraz jego realizacji
- usprawnienie wymiany informacji między doradcami a działem części
- daty zamówienia i otrzymania części widoczne w historii sprawy
- możliwość zdefiniowania dowolnej ilości działów części
- możliwość podłączenia zewnętrznych dostawców części

Skrzynka e-mail

DealerBMS jako narzędzie usprawniające komunikację między działami w dużej części pozwala na zmniejszenie ilości przesyłanych maili między pracownikami. Zdajemy sobie jednak sprawę z tego, że skrzynka e-mail nadal pozostaje podstawowym narzędziem komunikacji z towarzystwem ubezpieczeniowym, klientem czy podwykonawcą. Z tego powodu przygotowaliśmy cały moduł e-mail pozwalający doradcy na pracę ze skrzynką e-mail z poziomu programu DealerBMS.

Każdy doradca w module e-mail może skonfigurować własną skrzynkę, co pozwala na rezygnację z zewnętrznych programów do obsługi poczty. Oprócz standardowych czynności takich jak wysyłanie czy odbieranie wiadomości, moduł posiada też funkcje przygotowane specjalnie na potrzeby programu DealerBMS takie jak - zapis załączników bezpośrednio do teczki sprawy, załączanie plików z teczki sprawy do wiadomości, szablony wiadomości czy też podłączanie wiadomości e-mail do teczki sprawy.

Najważniejsze zalety:

- możliwość podłączenia własnej skrzynki e-mail
- zapisywanie załączników i wiadomości bezpośrednio do teczki sprawy
- załączanie plików z teczki sprawy do wiadomości
- szablony wiadomości dedykowane poszczególnym czynnościom występującym w procesie likwidacji szkody
- możliwość rezygnacji z innych programów do obsługi poczty (jedno otwarte okienko mniej)

Planowanie napraw

Podstawą skutecznego zarządzania serwisem blacharsko-lakierniczym jest właściwe zaplanowanie prowadzonych napraw i wykorzystanie w pełni możliwości własnego warsztatu. Nie mniej istotna jest także koordynację pracy między działem blacharskim a działem lakierniczym i zaplanowanie pracy każdemu pracownikowi warsztatowemu z uwzględnieniem założonego czasu naprawy w terminarzu.

DealerBMS oferuje wiele narzędzi wspomagających planowanie naprawy. Podstawowym z nich jest stała kontrola nad dwoma datami: oczekiwaną datą wydania (tą, na którą umówiliśmy się z klientem) oraz planowaną datą wydania (tą, która wynika z planu warsztatu). Dzięki temu możemy szybko zareagować na ewentualne opóźnienia i przesunięcia terminów, a także mamy pewność, że klient jest zawsze dobrze poinformowany o terminie odbioru samochodu.

Innym narzędziem jest Tablica Planistyczna, która pozwala na planowanie wykonania kolejnych etapów naprawy oraz przydzielanie ich pracownikom warsztatu. Tablicę planistyczną możemy wyświetlić też na dużym ekranie na warsztacie, dzięki czemu może zastąpić ona tradycyjny sposób rozdzielania pracy i wszyscy zainteresowani (BOK, pracownicy warsztatu, mistrz warsztatu oraz kierownictwo) będą na bieżąco widzieć zaplanowane prace oraz postępy w ich realizacji.

Najważniejsze zalety:

- dotrzymywanie zobowiązań wobec klienta
- szybkie wychwytywanie zagrożeń i ryzyka niedotrzymania terminu
- szybka informacja dla klienta o ewentualnych zmianach w planie
- widoczność zaplanowanych prac dla wszystkich zainteresowanych
- prosty i czytelny system planowania napraw
- szybki dostęp do szczegółów prowadzonych spraw

Kontrola wykonania prac

DealerBMS posiada wbudowany moduł RCP (Rejestrator Czasu Pracy). Pozwala on na rejestrowanie się pracowników warsztatu na poszczególnych etapach wykonania naprawy, dzięki czemu mamy zawsze aktualne informacje na temat postępu prac.

W systemie mamy widoczny również zbiorczy podgląd na prace wykonywane na warsztacie, co pozwala nam szybko sprawdzić aktualne obłożenie oraz wychwycić anomalie.

Dane pozyskane z RCP są również przydatne pod kątem późniejszych analiz czynników takich jak wydajność, produktywność czy efektywność pracowników produkcyjnych warsztatu.

Najważniejsze zalety:

- zawsze aktualne informacje po postępach prac
- możliwość porównania realnych czasów naprawy do czasów planowanych na podstawie kosztorysu
- widok zbiorczy dla prac prowadzonych na warsztacie
- rozbudowane możliwości analizy danych pozyskanych dzięki RCP
- informacje o statusie naprawy również z poziomu teczki sprawy

Rozliczenia

Rozliczenie napraw szkód komunikacyjnych to proces posiadający wiele aspektów finansowych i wielu jego uczestników. W module księgowości systemu DealerBMS wszystkie dane finansowe zbierane są w jednym miejscu, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad rozliczeniem z klientami, rozliczeniem likwidowanych szkód z towarzystwami ubezpieczeniowymi oraz płatnościami za faktury wynajmu aut zastępczych.

Dzięki Dealer BMS uporządkujesz rozliczenia finansowe, a dzięki czytelnemu systemowi prezentacji danych zarządzanie finansową częścią Twojej firmy stanie się dużo łatwiejsze.

Najważniejsze zalety:

- informacje dot. rozliczeń umieszczone w jednym miejscu, dostępne dla wszystkich zainteresowanych
- możliwość dodawania wpłat jeszcze przed wystawieniem faktury (kwoty bezsporne)
- generowanie dokumentów ptorzebnych do rozliczeń, np. wezwań do zapłaty

Samochody zastępcze

Zarządzaj flotą posiadanych pojazdów zastępczych w jednym miejscu.

Dzięki systemowi DealerBMS masz pełną kontrolę nad wykorzystaniem swoich samochodów wraz z niezbędną dokumentacją, umowami wypożyczenia, rejestracją przebiegu czy rozliczeniem z towarzystwem ubezpieczeniowym.

Dzięki DealerBMS zarządzanie nawet szeroką flotą samochodów zastępczych stanie się intuicyjne i w bardzo wielu aspektach zautomatyzowane.

Najważniejsze zalety:

- prosty w obsłudze i zautomatyzowany moduł zarządzania flotą samochodów zastępczych
- czytelny kalendarz wynajmu samochodów
- generatory umów wynajmu, protokołów zdawczo odbiorczych oraz innych dokumentów potrzebnych przy wynajmie samochodu zastępczego
- powiązanie wynajmów ze sprawami
- zautomatyzowany system rozliczenia wynajmu, rejestracji przebiegu pojazdów

Raporty i analizy

Moduł raportów to rozbudowane narzędzie analityczne dla kadry zarządzającej serwisem blacharsko-lakierniczym. Kilkadziesiąt różnych parametrów i najważniejszych wskaźników prowadzonego biznesu dostępnych w jednym module raportowym DealerBMS.

Znajdziesz tu zbiorcze dane dotyczące między innymi: szczegółów prowadzonych spraw, ilość zrealizowanych kalkulacji i kosztorysów, liczbę zapytań o części, faktury, wydania naprawionych pojazdów, źródła klientów, analizę warsztatową, wydajność serwisu, raport satysfakcji klienta, wykorzystanie floty pojazdów zastępczych, oraz wiele, wiele innych danych, które czynnie pomogą Ci w zarządzaniu swoim serwisem blacharsko-lakierniczym.

Wszystkie dane aktualizowane są na bieżąco, zatem w każdej chwili masz dostęp do pełnej wiedzy na temat swojej firmy.

Najważniejsze zalety:

- proste w obsłudze, rozbudowane narzędzie na managerów
- bieżąca aktualizacja danych
- dostęp do statystyk z każdego miejsca na ziemi, na dowolnym urządzeniu

Satysfakcja klienta

Zadbaj o właściwe relacje z klientami Twojego Centrum Likwidacji Szkód. System DealerBMS wspiera pracę Twoich pracowników pomagając w planowaniu poszczególnych etapów procesu likwidacji każdej szkody komunikacyjnej.

Dzięki wysokiej automatyzacji w tym zakresie Twoi pracownicy nie pominą żadnego z istotnych elementów całego procesu likwidacji i rozliczenia szkody, a Twoi klienci docenią jakość prowadzonej obsługi.

Dodatkowo moduł Follow up pomoże uzyskać informację zwrotną od klientów po wykonanej naprawie, szybciej reagować na ewentualne zgłoszenia reklamacyjne, a w konsekwencji podnieść jakość obsługi w Twoim serwisie.

Najważniejsze zalety:

- automatyczne generowanie ankiet satysfakcji klienta
- podniesienie jakości obsługi
- szybsze reagowanie w sytuacjach spornych

Integracja z systemami DMS

Zintegruj DealerBMS z systemem DMS i zarządzaj swoim serwisem blacharsko-lakierniczym w najbardziej nowoczesny i pełny sposób.

Dzięki integracji systemów wszystkie niezbędne wskaźniki i dane znajdziesz w jednym miejscu, do którego masz dostęp z każdego miejsca na ziemi oraz na każdym urządzeniu (laptop, tablet, smartfon, itp.).

Jeśli prowadzisz biznes wielomarkowy bądź w kilku lokalizacjach, integracja systemu DMS z DealerBMS staje się wręcz koniecznością, by skutecznie i efektywnie zarządzać swoją firmą.

DealerBMS umożliwia integrację z kilkoma niekompatybilnymi ze sobą systemami. Zintegrujemy nasz system m.in. z oprogramowaniem Autostacja, JBR Rogowiec, ToyDMS, WinMoto, Incadea oraz z każdym innym systemem DMS, z którego korzystasz w swojej stacji dealerskiej. Skontaktuj się z nami i poznaj możliwości integracji.

System DealerBMS jest zintegrowany również z poniższymi rozwiązaniami

Jesteśmy otwarci na wszelkie propozycje integracji usprawniające pracę Twojego działu likwidacji szkód!

Przetestuj za darmo